Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit

Festanstellung, Teilzeit · Berlin

Über uns

Das IGES Institut ist ein führendes, privatwirtschaftliches Forschungs- und Beratungsinstitut für Infrastruktur und Gesundheit und bildet den Kern der IGES Gruppe. Insgesamt beschäftigt die IGES Gruppe mehr als 200 Expertinnen und Experten aus den Fachrichtungen Medizin, Wirtschaftswissenschaften, Natur- und Sozialwissenschaften, Pharmazie, Statistik und Informatik. Die IGES Gruppe umfasst heute 15 Unternehmen an Standorten in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Italien, Schweden sowie in der Schweiz.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir zur Verstärkung unseres Bereichs Value and Access Strategy an unserem Standort in Berlin eine Teamssistenz (m/w/d) in Teilzeit.

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Bereichsleitung sowie der Projektteams in den täglichen anfallenden administrativen Tätigkeiten und beim neuen Aufsetzen von Prozessen
Eigenständige Übernahme organisatorischer Aufgaben (z. B. Terminplanung und -koordination, Buchung von Reisen für die Mitarbeiter des Bereichs, sowie Empfang von Gästen und Vorbereitung von Meetings)
Proaktive Koordination der Kommunikation zwischen internen Teams, Auftraggebern und externen Partnern, sowohl in deutscher und englischer Sprache
Unterstützung des Projektmanagements und -controlling inklusive der Erstellung von Auswertungen mithilfe von Datenbanken
Redaktionelles Bearbeiten/Lektorieren von Dokumenten in Word/Excel
Schriftliche und telefonische Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Ihre Qualifikation

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Life Science oder kaufmännischen Bereichen oder Studium der Fachrichtungen Naturwissenschaften, Gesundheitsökonomie, Betriebswirtschaftslehre oder Public Health
Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Office Management, Assistenz o.ä.), idealerweise in einem dynamischen Dienstleistungs- oder Beratungsunternehmen
Interesse an sorgfältigem, zuverlässigem, exaktem und selbstständigem Arbeiten
Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Diskretion und Dienstleistungsorientierung
Strukturierte und analytische eigenständige Arbeitsweise mit dem Blick fürs Wesentliche
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine überzeugende Ausdrucksweise
Sicherer Umgang mit EDV-Tools, insbesondere Microsoft Word, Excel, PowerPoint und MS Teams
Kenntnisse in der Literaturverwaltung (z. B. Citavi) wünschenswert

Unser Angebot

Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Beratung, Versorgung und Politik
Möglichkeit der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung in einem interdisziplinär aufgestellten Team
Angenehmes und teamorientiertes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
Teilzeitstelle mit mindestens 20 Wochenstunden
Eine unbefristete Festanstellung, eine marktgerechte Bezahlung, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub sowie Heiligabend und Silvester frei

Kontaktinformation

Wenn Sie sich für diese spannende Herausforderung begeistern, freuen wir uns auf Ihre aus-sagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über das Bewerbungsformular oder an personal@iges.com. Für weiterführende Informationen steht Ihnen Frau Alina Weber unter der Rufnummer 030/230 809-418 gern zur Verfügung.

Auf diese Stelle bewerben

About us

The IGES Institute is a leading private-sector research and consultancy institute for infrastructure and health and forms the core of the IGES Group. In total, the IGES Group employs more than 200 experts from the fields of medicine, economics, natural and social sciences, pharmacy, statistics and computer science. Today, the IGES Group comprises 15 companies in Germany, the United Kingdom, France, Italy, Sweden and Switzerland.

We are looking for a part-time Team Assistant (m/f/d) to join our Value and Access Strategy department at our Berlin office as soon as possible.

Your mission

Supporting the division management and the project teams in daily administrative activities and in setting up new processes
Independent assumption of organisational tasks (e.g. scheduling and coordinating appointments, booking travel for employees in the department, as well as receiving guests and preparing meetings)
Proactive coordination of communication between internal teams, clients and external partners, both in German and English
Support for project management and controlling, including the creation of analyses using databases
Editing/proofreading documents in Word/Excel
Written and telephone correspondence in German and English

Your profile

Completed training in the field of life sciences or commercial areas or studies in the natural sciences, health economics, business administration or public health
Professional experience in a comparable position (office management, assistance or similar), ideally in a dynamic service or consulting company
Interest in careful, reliable, precise and independent work
Strong organisational and communication skills as well as a high degree of discretion and service orientation
Structured and analytical independent way of working with an eye for the essentials
Very good written and spoken German and good English skills as well as a convincing manner of expression
Confident use of IT tools, in particular Microsoft Word, Excel, PowerPoint and MS Teams
Knowledge of literature management (e.g. Citavi) desirable

Our offer

A varied area of responsibility at the interface between counselling, care and politics
Opportunity for professional and personal development in an interdisciplinary team
Pleasant and team-orientated working environment with flat hierarchies
Part-time position with at least 20 hours per week
A permanent position, a salary in line with the market, flexible working hours and 30 days' holiday plus Christmas Eve and New Year's Eve off

contact information

If you are interested in this exciting challenge, we look forward to receiving your detailed application documents (cover letter, CV and references) stating your salary expectations and earliest possible starting date via the application form or at personal@iges.com. For further information, please contact Ms Alina Weber on 030/230 809-418.