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Team- und Projektassistenz (m/w/d) in Teilzeit

Festanstellung, Teilzeit · Berlin
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Über uns
Das IGES Institut ist ein führendes, privatwirtschaftliches Forschungs- und Beratungsinstitut für Infrastruktur und Gesundheit und bildet den Kern der IGES Gruppe. Insgesamt beschäftigt die IGES Gruppe mehr als 200 Expertinnen und Experten aus den Fachrichtungen Medizin, Wirtschaftswissenschaften, Natur- und Sozialwissenschaften, Pharmazie, Statistik und Informatik. Die IGES Gruppe umfasst heute 14 Unternehmen an Standorten in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Schweden sowie in der Schweiz.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir zur Verstärkung unseres Bereichs Value and Access Strategy  an unserem Standort in Berlin eine Team- und Projektassistenz (m/w/d) in Teilzeit.
Ihre Aufgaben
  • Unterstützung der Bereichsleitung sowie der Projektteams in den täglichen anfallenden administrativen Tätigkeiten und beim neuen Aufsetzen von Prozessen
  • Eigenständige Übernahme organisatorischer Aufgaben (z. B. Terminplanung und -koordination, Buchung von Reisen für die Mitarbeiter des Bereichs, sowie Empfang von Gästen und Vorbereitung von Meetings) 
  • Proaktive Koordination der Kommunikation zwischen internen Teams, Auftraggebern und externen Partnern, sowohl in deutscher und englischer Sprache 
  • Unterstützung des Projektmanagements und -controlling inklusive der Erstellung von Auswertungen mithilfe von Datenbanken
  • Redaktionelles Bearbeiten/Lektorieren von Dokumenten in Word/Excel
  • Schriftliche und telefonische Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Ihre Qualifikation
  • Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Life Science oder kaufmännischen Bereichen oder Studium der Fachrichtungen Naturwissenschaften, Gesundheitsökonomie, Betriebswirtschaftslehre oder Public Health 
  • Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Office Management, Assistenz o.ä.), idealerweise in einem dynamischen Dienstleistungs- oder Beratungsunternehmen
  • Interesse an sorgfältigem, zuverlässigem, exaktem und selbstständigem Arbeiten
  • Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Diskretion und Dienstleistungsorientierung
  • Strukturierte und analytische eigenständige Arbeitsweise mit dem Blick fürs Wesentliche
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine überzeugende Ausdrucksweise
  • Sicherer Umgang mit EDV-Tools, insbesondere Microsoft Word, Excel, PowerPoint und MS Teams 
  • Kenntnisse in der Literaturverwaltung (z. B. Citavi) wünschenswert
Unser Angebot
  • Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Beratung, Versorgung und Politik 
  • Möglichkeit der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung in einem interdisziplinär aufgestellten Team
  • Angenehmes und teamorientiertes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
  • Teilzeitstelle mit mindestens 20 Wochenstunden
  • Eine unbefristete Festanstellung, eine marktgerechte Bezahlung, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub sowie Heiligabend und Silvester frei
Kontaktinformation
Wenn Sie sich für diese spannende Herausforderung begeistern, freuen wir uns auf Ihre aus-sagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über das Bewerbungsformular oder an personal@iges.com. Für weiterführende Informationen steht Ihnen Frau Alina Weber unter der Rufnummer 030/230 809-418 gern zur Verfügung.
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Über uns
The IGES Institute is a leading private-sector research and consultancy institute for infrastructure and health and forms the core of the IGES Group. In total, the IGES Group employs more than 200 experts from the fields of medicine, economics, natural and social sciences, pharmacy, statistics and computer science. Today, the IGES Group comprises 14 companies at locations in Germany, Great Britain, France, Sweden and Switzerland.

We are looking for a full-time or part-time Executive Assistant (m/f/d) to support the Pharma & Biotech division at our Berlin office as soon as possible.
Your mission
  • Supporting management in overseeing the Pharma & Biotech business unit
  • Active and creative design and optimisation of internal processes between the companies in the division at national and European level
  • Support in the further development and implementation of the corporate and expansion strategy
  • Responsibility for contract management and compliance in close cooperation with the management and the Finance, HR and Public Affairs departments 
  • Supporting marketing activities and the external image of the company
  • Responsibility for the organisation and planning of external events, workshops and lectures
  • Opportunity to work on interdisciplinary projects to provide strategic consulting to leading pharmaceutical companies, particularly regarding market access for innovative drugs
  • Proactive coordination of communication between internal teams, clients and external partners in German and English
  • Supporting the management and project teams with administrative activities, such as scheduling and coordinating appointments and travel bookings
Your profile
  • Degree in business administration, economics, management, industrial engineering, health economics or a comparable qualification
  • First relevant professional experience in a comparable position, preferably in a dynamic service or consulting company
  • Interest in careful, reliable, precise and independent work
  • Strong organisational and communication skills as well as a high degree of discretion and service orientation 
  • Structured and analytical, independent way of working with an eye for the essentials
  • Fluent written and spoken German and English and a convincing manner of expression
  • Confident use of IT tools, in particular Microsoft Word, Excel, PowerPoint and MS Teams
Our offer
  • An independent and diverse role at the interface between counselling, care and politics
  • Opportunities for professional and personal development in an interdisciplinary team
  • A pleasant and team-orientated working environment with flat hierarchies
  • Full-time or part-time position with at least 25 hours per week
  • Flexible working hours and the option to work remotely from home
  • A permanent position, competitive pay, flexible working hours and 30 days' holiday plus Christmas Eve and New Year's Eve off
contact information
If you are interested in this exciting challenge, we look forward to receiving your detailed application documents (cover letter, CV and references) stating your salary expectations and earliest possible starting date via the application form or at personal@iges.com. For further information, please contact Mrs Alina Weber on 030/230 809-418.
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